Ufficio Protocollo

Competenze principali dell'Ufficio Protocollo:

• Ricezione e registrazione dei documenti: Gestisce l'accettazione di tutti i documenti in entrata, sia cartacei che digitali, registrandoli nel sistema di protocollo. A ciascun documento viene attribuito un numero identificativo univoco per facilitarne il tracciamento nell'archivio.
• Smistamento ai reparti competenti: Si occupa di inoltrare ogni documento all'unità organizzativa incaricata della sua gestione, assicurando che richieste, istanze o comunicazioni vengano affidate ai destinatari appropriati per un trattamento efficace.
• Archiviazione sistematica: Cura l’organizzazione e la conservazione dei documenti, sia in formato fisico negli appositi archivi, sia in formato digitale tramite sistemi informatici, garantendo l'accessibilità e la sicurezza delle informazioni.
• Rilascio di informazioni e copie: Fornisce informazioni e copie di documenti ufficiali a cittadini e utenti interessati, gestendo richieste di accesso, certificati, estratti o copie conformi nel rispetto delle normative vigenti.
• Trasferimento e conservazione definitiva: Supervisiona il trasferimento dei documenti verso l’archivio storico, assicurando la corretta gestione e tutela del patrimonio documentale del Comune.